ابدأوا بسير العمل، لا بالنموذج

ينبغي أن يوضح مقترح الأتمتة الجزء الذي سيتغير من العمل، ومن سيظل مسؤولًا عنه، وكيف ستقيّم المؤسسة النتيجة. ولا يستطيع عرض توضيحي لنموذج أن يجيب عن هذه الأسئلة وحده. وقبل اختيار أداة، صفوا العملية كما تجري اليوم، بما في ذلك الحالات الاستثنائية غير الملائمة.

ارسموا خريطة لعملية كاملة

اختاروا عملية محددة النطاق، مثل استلام فاتورة مورد وتجهيزها للاعتماد. وتابعوها من لحظة وصولها حتى تسجيل النتيجة. سجّلوا المواضع التي ينسخ فيها شخص ما معلومات أو يتحقق من نظام أو ينتظر ردًا أو يصدر حكمًا. وأشركوا الشخص الذي ينفذ العمل، لا الشخص الذي طلب أتمتته فحسب.

• المدخلات: ما الذي يصل، وبأي صيغ، وما الذي يجعله غير مكتمل؟
• تسليم المهام: ما الفرق والأنظمة التي تتبادل المعلومات؟
• القرارات: ما النتائج التي تتبع قاعدة مكتوبة، وما الذي يحتاج إلى تفسير؟
• الحالات الاستثنائية: من يتعامل مع الخلاف أو الحقل الناقص أو فشل التكامل؟
• خط الأساس: كم تستغرق معالجة الحالة، بما في ذلك الانتظار والتصحيح؟

اختاروا أبسط تدخل مناسب

قد يجمع سير العمل بين البرمجيات التقليدية ومساعدة الذكاء الاصطناعي والمراجعة البشرية. تعاملوا مع كل خطوة على حدة. وتوصي قواعد تعلّم الآلة من Google بوضع المقاييس والنظر في أساليب أبسط قبل إدخال تعلم الآلة. والجدول أدناه إطار مقترح للبدء، لا قاعدة عامة.

حددوا معالم التجربة قبل تنفيذها

ابنوا التقييم على عينة تمثيلية من العمل الفعلي، باستخدام بيانات يُسمح للفريق بمعالجتها. وأدرجوا الحالات الصعبة والاستثناءات المعروفة. سجّلوا زمن المعالجة الحالي وأنواع الأخطاء، ثم قارنوا العملية المدعومة بخط الأساس هذا. واتفقوا مع مسؤول العملية على حدود القبول قبل مراجعة النتائج.

• تابعوا الحالات المكتملة ووقت التصحيح، بدلًا من الاكتفاء بعدّ المخرجات المنشأة.
• ميزوا بين أخطاء التنسيق غير الضارة والأخطاء التي قد تغير قرارًا تجاريًا.
• أدرجوا رسوم البرمجيات ودعم التكامل والمراجعة المستمرة ضمن مقارنة التكلفة.
• حددوا إجراءً بديلًا: ماذا يحدث إذا تعذر استخدام الأداة أو لم يكن بالإمكان الوثوق بمخرجاتها؟

اختموا بقرار ومسؤولية محددين

ينبغي أن تقود التجربة إلى قرار بالاستمرار أو تعديل النطاق أو التوقف. وحددوا مسؤولًا عن العملية الفعلية وقائمة المراجعة والتغييرات على القواعد الأساسية. ويقدم دليل إطار إدارة مخاطر الذكاء الاصطناعي من NIST مرجعًا أوسع لتنظيم مسؤوليات إدارة المخاطر. ومن المخرجات الأولية المفيدة موجز قصير للعملية يوضح التدخل المقترح وخطة تقييمه واسم المسؤول التشغيلي.